HINWEISGEBERKANAL

Mitarbeitende von Tea Shop; Unternehmen und Selbstständige; Personen in Ausbildungsphasen – unabhängig davon, ob sie eine Vergütung erhalten oder nicht – sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat, wenn Informationen über Verstöße während des Auswahl- oder vorvertraglichen Verhandlungsprozesses erlangt wurden.

- Meldungen von Personen, die nicht im vorherigen Abschnitt genannt sind.

- Meldungen über Verhalten Dritter, die nicht zum von Tea Shop definierten Personenkreis gehören.

- Meldungen, die lediglich auf Vermutungen beruhen oder ohne konkrete bzw. bestimmte Anhaltspunkte sind.

- Allgemeine Meldungen, die nicht die Mindestangaben enthalten, die als erforderlich gelten: z. B. fehlende relevante Fakten wie Datum, Ort, beteiligte Personen usw.

- Meldungen über Sachverhalte, die nicht meldbar sind, weil sie keinen konkreten Rechtsverstoß oder ethischen Verstoß darstellen.

- Meldungen, die Bösgläubigkeit erkennen lassen.

- Der Hinweisgeberkanal dient nicht der Beratung; es können keine Fragen gemeldet werden wie z. B.: „Ich möchte wissen, ob das Verhalten von Person X gegen interne Unternehmensvorschriften verstößt.“

Sobald alle im Formular erforderlichen Daten ausgefüllt und die Meldung übermittelt wurden, wird ihr ein „Referenzcode“ zugewiesen, mit dem der Status der Meldung eingesehen werden kann. Es ist sehr wichtig, diesen „Referenzcode“ zu kennen und zu speichern, da andernfalls der Status der eingereichten Meldung nicht abgerufen werden kann.

Wenn die Meldung namentlich (nicht anonym) oder anonym mit angegebener E-Mail-Adresse erfolgt, sendet die Anwendung eine Empfangsbestätigung. Der beschuldigten Person wird mitgeteilt, dass eine Meldung gegen sie vorliegt.

Nach Eingang und Registrierung der Meldung auf der Plattform führt Tea Shop eine Analyse durch und entscheidet anhand der festgelegten Zulässigkeitskriterien über die Annahme oder Ablehnung. Wird sie angenommen, wird eine Untersuchung eingeleitet; andernfalls wird sie archiviert, wobei die Grundlagen der Entscheidung begründet und dokumentiert werden.

Nach Abschluss der Untersuchung wird das Ergebnis der hinweisgebenden Person und der beschuldigten Person mitgeteilt.

Die hinweisgebende Person kann die Meldung anonym einreichen.

Wenn die Meldung anonym erfolgt, gibt es keine Kommunikation mit der Person, außer sie hat eine E-Mail-Adresse angegeben.

Tea Shop empfiehlt, dass die Meldung klar ist, die beteiligten Personen gut identifiziert werden, die mutmaßlichen Verstöße beschrieben werden und – soweit möglich – Meldungen durch Dokumentenbeweise gestützt werden; zulässig sind auch Zeugenaussagen sowie Mittel zur Wiedergabe von Worten, Bildern und Tönen.

Tea Shop sieht Schutzmaßnahmen gegen Repressalien vor. Wir verbieten und tolerieren keinerlei Repressalien gegen Personen, die eine Meldung einreichen.

Wir ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um die maximale Vertraulichkeit der Hinweisgebenden zu gewährleisten.

Meldungen müssen stets in gutem Glauben erfolgen; böser Glaube kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Zudem ist zu berücksichtigen, dass eine falsche Anzeige strafbar sein kann.

Wenn die gemeldeten Tatsachen nach Untersuchung bestätigt werden, werden die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um den gemeldeten Vorgang zu beenden; gegebenenfalls werden disziplinarische Sanktionen verhängt.

Tea Shop hat ein Verwaltungsorgan eingerichtet, das für die Verwaltung und Bearbeitung der eingehenden Meldungen verantwortlich ist.

Dieses Verwaltungsorgan ist im Datenschutz geschult und für die Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung der personenbezogenen Daten aller an den Meldungen beteiligten Personen verantwortlich. Daher garantiert Tea Shop die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden sowie jeder in der Mitteilung genannten dritten Person, der im Rahmen der Bearbeitung durchgeführten Handlungen, sowie den Datenschutz, indem der Zugriff durch unbefugtes Personal verhindert wird.

Rechtsgrundlage: Gesetz 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die über Rechtsverstöße informieren, und zur Bekämpfung von Korruption.